为加强档案基础业务建设，进一步提升档案规范化精细化管理水平，石家庄市档案馆历时7个月组织开展馆藏档案盘库清点工作，对馆藏档案进行全面“体检”。本次盘库清点工作主要涉及石家庄市本馆、桥东分馆的馆藏档案（纸质档案、音像档案、实物档案）和馆藏资料（图书、报纸）。档案保管科先后通过制定完善盘库方案、盘库计划实施推进以及全面总结经验等阶段，高标准高质量完成了盘库工作。

一是档案保管科工作人员深入库房实地查看档案保管情况，对当前已有的档案数量、位置、立卷质量等共性问题进行深入了解。二是将旧版馆藏档案位置索引与系统中馆藏档案数字化结果进行比对，随机抽查20个全宗档案的具体情况，对接下来解决盘点清查工作中痛点难点问题有充分准备。三是档案保管科多次组织召开科室工作会议，对拟定盘库方案、人员分工等前期工作多方征求意见。

一是通过国家档案局官网各地工作动态板块检索“盘库”“清点”“规范管理”等关键词，借鉴其他省市档案馆的盘库经验，梳理成功做法形成盘库指南。

二是细化盘点任务清单。

数量统计：全面掌握馆藏纸质档案、馆藏资料的准确数量，做到每个全宗精确到卷（件）数。对馆藏纸质档案中专业档案、重大活动与重要事件档案数量进行统计。

位置索引：完善现有的档案存放位置统计表，更新各库房存放位置索引图。精细分类汇总。完成盘点后，按照《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》的评分要求，对馆藏资料（图书、报纸）和音像档案数量进行更新。对档案形成时间、保管年限、档案所属类别、责任者、位置进行分类汇总，提高后续调卷工作的效率和精准度。

问题整改：对立卷不规范的档案进行纠正，如全宗号补填、目录号完善、脊背描重、金属物移除、备考表补充、位置调整等。

三是明确人员分工。按照“灵活分组、以老带新、人岗相适、人事相宜”的原则，将档案保管科全体人员分为盘点组、统计组和桥东组。盘点组负责10个库房馆藏纸质档案数量统计、立卷质量记录、位置登记以及档案保管不规范的纠正工作；统计组将盘点手抄结果及时录入Excel表，每周上报进度，最后按需求分类汇总馆藏档案情况；桥东组全面负责桥东分馆纸质档案的盘点和统计事项。

经过前期摸排，发现馆藏档案管理中存在档案整理标准有待提升、档案保管规范性需要完善、老旧库房保管环境受限等问题。

（一）进一步提升档案整理质量

盘库过程中，盘点组发现存在少量未整理以及部分整理不规范档案，其中未整理档案、目录、证书等杂乱零散档案若干，整理不规范的现象有散页掉页、未按照“三孔一线”装订、金属物未拆除、目录备考表不完整、档案盒侧脊信息不全等。针对上述问题，工作人员对封皮、内容存在破损的档案进行修复，补充了备考表，对曲别针、订书钉等金属物进行了拆除，对暂时无法修复的问题进行了详细登记。

（二）进一步规范档案管理标准

由于历经多次机构改革，馆藏档案存在全宗号、目录号、保管期限等要素混淆不清、不全的问题，还有个别档案全宗号与全宗名称无法对应。同时，由于前期预留位置不足，部分档案的存放呈现分散状态，给日常保管利用工作带来不便。针对上述问题，工作人员一是反复比对和甄别，将其归入到相应的属类，补全相关著录要素。二是对同全宗下分散档案、混放错放档案的位置进行调整，确保连贯性、一致性。三是注重基础数据著录的准确性，反复核对，为最后的横向统计（分大类）和纵向精准（分全宗）统计打下良好基础。

（三）尽可能改善馆库环境

石家庄市档案馆新馆尚未正式启用，旧馆在基础设施、馆库环境等方面由于年代久远受到客观条件限制，影响了档案的使用寿命。档案保管人员以盘库工作为契机，坚持每日手动调控记录库房温湿度和光照强度，定期对库房卫生进行全方位清洁，最大限度延长档案寿命。

历时半年的盘库清点，石家庄市档案馆的档案数量得以清晰，分类统计更加精细，档案整理质量也有了显著提升。下一步，为持续推进档案管理规范化、长效化，将聚焦重点工作和短板弱项，强化责任落实。一是加强档案日常管理，对本次盘点出的未整理以及整理不规范的档案分类制定后续处置方案，如集中销毁鉴定、更换装具、统一整理等，结合档案利用情况，根据使用频率、破损程度、重要程度有计划地提升档案保存质量。二是及时总结经验，推动盘库工作制度化、长效化。定期开展档案盘点清查，进一步规范档案管理工作。三是严格落实档案管理“八防”规定，加强库房温湿度调控，确保在现有条件下最大限度保护档案，减缓纸张、弹力绳等受损进度。

供稿：徐陈卫 任爽

本文已在2025年第1期《档案天地》上发表